Documentos: consulte arquivos gerados e assinaturas

A tela Documentos reúne os documentos gerados pela clínica, como contratos, termos, recibos, declarações e autorizações. Nela você acompanha o status de cada documento e abre o respectivo PDF quando o arquivo está disponível.

Como acessar

No menu do CRM, acesse Assinaturas → Documentos.

O acesso exige a permissão para gerar documentos e a funcionalidade de geração de documentos ativa para a clínica.

Busca e filtros

Você pode pesquisar pelo nome ou número do documento. A busca não considera o nome do cliente.

Também é possível filtrar por:

• Status: todos, assinados, não assinados ou cancelados;
• Tipo: contrato, aditivo, termo, recibo, declaração, autorização ou outro.

A listagem apresenta 20 documentos por página, ordenados dos mais recentes para os mais antigos.

Informações da tabela

A tabela mostra:

• nome e número do documento;
• tipo;
• cliente;
• status;
• método de assinatura, quando assinado;
• data e hora da geração;
• ações disponíveis.

Os status exibidos são Gerado, Enviado, Visualizado, Assinado e Cancelado.

Abrir o PDF e verificar a autenticidade

Quando o documento possui arquivo, use a ação de abrir para visualizar o PDF em uma nova aba.

Documentos assinados que possuem código de autenticidade também exibem uma ação de verificação. Ela abre a página pública na qual a autenticidade do documento pode ser conferida.

Prazo do código de assinatura

Nos contratos vinculados a uma venda, o código enviado pelo WhatsApp vale por 24 horas a partir do envio. Nos demais documentos, ele vale por 30 minutos. Confira o prazo informado na mensagem recebida.

Se o código expirar, abra a ficha do cliente, localize o documento na aba de termos e use Enviar para assinatura novamente. Você pode enviar outro código para o mesmo documento pendente, sem gerar um novo contrato. Documentos assinados ou cancelados não permitem novo envio para assinatura.

Corrigir dados cadastrais

Documentos que ainda não foram assinados nem cancelados podem oferecer a ação Corrigir dados cadastrais. Ela permite corrigir somente os campos disponíveis no documento, como nome, CPF, RG, telefone, e-mail, data de nascimento e endereço.

Essa correção:

• altera apenas os dados registrados naquele documento;
• não altera a ficha cadastral do cliente;
• não modifica valores, itens da venda ou o número do documento;
• não fica disponível depois da assinatura ou do cancelamento;
• mantém um histórico de quem fez a correção e quais campos foram alterados.

Após salvar, o sistema tenta gerar novamente o PDF usando o modelo original. Se esse modelo já não estiver disponível, os dados do documento são corrigidos, mas o arquivo PDF anterior pode não ser atualizado. Aguarde a mensagem de confirmação e confira o PDF antes de encaminhá-lo ao cliente.

Por segurança jurídica, documentos assinados são imutáveis. Se houver um erro em um documento já assinado, siga o procedimento administrativo da clínica para cancelamento e emissão de um novo documento.