Sua clínica migrou para o North 2.0: o que é importado e o que conferir

Quando a sua clínica migra do North antigo para o North Clinic CRM 2.0, os dados são importados automaticamente. A grande maioria vem sem nenhum ajuste — mas alguns pontos merecem uma conferência sua na primeira semana, porque os dois sistemas guardam certas informações de formas diferentes. Este guia mostra o que é importado, o que muda e um checklist prático de conferência.

O que a migração traz

Cadastros da clínica — serviços, pacotes, produtos, formas de pagamento, origens de leads, salas, funcionários (com horários e serviços vinculados) e horário de funcionamento.
Clientes e leads — a base de cadastros, com nomes e telefones. Isso não inclui o histórico de conversas do WhatsApp (veja abaixo).
Agenda — agendamentos e bloqueios de horário.
Prontuários — registros clínicos dos pacientes.
Estoque — o saldo atual de cada produto.
Vendas, financeiro e créditos — importados em etapa própria (os créditos dependem das vendas, por isso podem aparecer um pouco depois dos cadastros).
Fotos e anexos dos pacientes — importados de forma gradual (são centenas de milhares de arquivos; chegam em lotes ao longo dos dias).

A importação é não-destrutiva: o que você já criou ou editou no 2.0 nunca é sobrescrito pelos dados do sistema antigo.

O que não vem: conversas anteriores do WhatsApp

A importação da base de leads e clientes não traz o histórico de conversas anterior à conexão do WhatsApp ao North 2.0, seja do Zapclinic, Kommo ou WhatsApp usado antes. As novas mensagens passam a aparecer conforme chegam após a conexão. Ter conversas só a partir desse dia não significa que os contatos antigos foram perdidos.

Para conferir a base, procure pelo nome ou telefone em Leads ou Clientes. Se faltar algum cadastro, informe ao suporte a clínica, o contato e o sistema de origem para conferência da importação.

Para consultar mensagens anteriores, acesse o sistema em que elas foram trocadas (Zapclinic ou Kommo) ou o WhatsApp no aparelho usado na época, enquanto o histórico e o acesso estiverem disponíveis. Antes de cancelar o serviço anterior, confira os cadastros importados e combine com o fornecedor como consultar ou exportar as conversas que precisa guardar. A migração dos contatos não garante acesso ao histórico no fornecedor após o cancelamento.

Na transição, use somente a agenda nova

Toda a equipe deve criar, alterar e cancelar agendamentos somente no North 2.0. A agenda antiga fica apenas para consulta dos registros anteriores. Alinhe isso com a recepção e os profissionais.

Durante a transição, parte dos dados do sistema antigo ainda é sincronizada para o novo, mas a sincronização não é imediata: há processamento à noite/madrugada. Não espere que as duas agendas sejam espelhos em tempo real, nem que o que foi feito no novo apareça no antigo.

Alimentar as duas agendas pode deixar um horário aparentemente livre em uma delas e ocupado na outra, causando dois clientes no mesmo horário ou a impressão de que um agendamento “sumiu”.

Se um agendamento antigo não aparecer no novo, confira a data, o profissional e os filtros da agenda. Não recrie o agendamento para compensar a ausência antes de conferir com o suporte, pois ele pode estar pendente de sincronização e ficar duplicado. Envie o nome do cliente, a data, o horário, o profissional e, se possível, um print do registro antigo. Se o atendimento for no mesmo dia, informe isso ao suporte para orientar a conferência antes de ocupar o horário.

O que muda de propósito (não é erro)

Login e senha — o acesso agora é por e-mail e senha própria, com recuperação por e-mail. A senha automática por CPF do sistema antigo não existe mais.
Categorias de serviço — o 2.0 não usa as categorias antigas (eram só organizacionais); os serviços vêm todos, sem as pastas.
Avaliações corporais/faciais — são um recurso novo do 2.0; não havia equivalente para importar do antigo.

Atenção especial: créditos dos pacientes

É o ponto que mais gera dúvida, e vale entender o porquê: no sistema antigo, o crédito era um saldo por serviço que a clínica podia ajustar manualmente. No 2.0, cada crédito é uma unidade vinculada à venda que o gerou. Quando houve ajuste manual no sistema antigo, os dois números podem não bater após a migração.

O que fazer:

Liste seus pacientes com pacote em andamento (os mais importantes primeiro).
Na ficha de cada um, confira o card Créditos e Procedimentos — lembrando que o saldo mostra só os créditos Disponíveis (agendados, realizados e vencidos ficam no histórico; veja Créditos do paciente).
Encontrou diferença? Reporte ao suporte com o nome do paciente, o serviço e o saldo esperado. A equipe tem uma ferramenta que compara os dois sistemas lado a lado e corrige o saldo.

Checklist de conferência da primeira semana

Reserve uns 30 minutos com a equipe e confira, nesta ordem:

Equipe — todos os funcionários ativos aparecem, com os horários e serviços certos? Cada um consegue fazer login?
Serviços e pacotes — preços e quantidades de sessões corretos?
Agenda da semana — os agendamentos e os bloqueios (férias, almoço, compromissos fixos) vieram todos?
Clientes-chave — abra a ficha de alguns pacientes frequentes: nome, telefone e histórico estão certos?
Créditos — confira o saldo dos pacientes com pacote em andamento (ver seção acima).
Prontuários — os registros dos pacientes com sessão marcada nesta semana estão completos? Fotos e anexos podem levar alguns dias para chegar (importação gradual).
Estoque — o saldo dos produtos mais usados confere?
Mensagens automáticas — a confirmação de agendamento está configurada e o WhatsApp conectado? (Veja Conexões do WhatsApp.)

Como reportar uma divergência

Encontrou algo que não bate? Fale com o suporte pelo WhatsApp (o canal combinado com a sua clínica/franquia) e informe:

O que está diferente (ex.: “crédito da paciente X está zerado”).
O nome do paciente/registro afetado.
O valor esperado (ex.: “ela tinha 4 sessões de drenagem”).
Se puder, um print da tela.

Quanto mais específico o relato, mais rápido a equipe localiza o dado no sistema antigo e corrige. Os atendimentos geram um protocolo — guarde o número para acompanhar.