Créditos do paciente: o que é, como funciona o saldo, conversão e expiração

O crédito é o saldo de sessões/procedimentos que o paciente tem para usar. Ele entra quando o paciente compra um pacote, é consumido quando ele comparece a uma sessão, e pode ser convertido/expirado conforme as regras da clínica. Este guia explica o ciclo de vida completo — desde a criação até o vencimento.

O que é crédito

Quando um paciente compra um pacote (ex.: “10 sessões de drenagem”), cada sessão vira um crédito no sistema. O paciente tem um saldo: começa em 10, vai caindo conforme ele usa. Cada crédito também é vinculado ao serviço do pacote — então o crédito de “drenagem” não vale para “massagem” (a menos que a clínica faça a conversão, veja abaixo).

Créditos são por cliente (não por lead). Quando o lead vira cliente (ao comprar algo ou ser marcado como Comprou), os créditos passam a aparecer no card Créditos e Procedimentos da ficha dele.

Pacote de 1 sessão ainda gera crédito (um único crédito). A regra é a mesma — só muda a quantidade inicial.

Os status do crédito

Cada crédito individual tem um status, que muda conforme o uso:

Status	Significado	Quando acontece
Disponível	Pronto para uso	Imediatamente após a venda (ou após a conversão)
Agendado	Reservado para uma sessão	Quando o agendamento é criado usando esse crédito
Realizado	Já foi consumido em atendimento	Quando o atendimento é finalizado
Vencido	Passou do prazo de validade	Quando a data de expiração chega e o crédito ainda está disponível
Convertido	Foi trocado por outro serviço	Quando o crédito entra numa conversão (ver abaixo)
Devolvido	Voltou para a clínica (cancelamento, estorno)	Quando o crédito é devolvido manualmente

O saldo que o paciente “tem agora” é a soma dos créditos Disponíveis. Agendados, realizados e vencidos não contam para o saldo — eles aparecem no histórico mas não ficam disponíveis para nova sessão.

Como o crédito entra no saldo

A origem mais comum é a venda de pacote no PDV:

• O atendente abre o PDV.
• Adiciona o pacote (que tem N créditos do serviço X).
• Finaliza a venda.
• O sistema gera N créditos com status Disponível no cadastro do cliente, vinculados ao serviço X.

Também pode entrar por:

• Conversão (ver abaixo) — quando créditos de outro serviço são trocados por este.
• Adição manual (gerentes) — em casos especiais, com permissão específica. Cada adição manual fica registrada no histórico com o usuário, data e motivo.

Como o crédito sai do saldo

O crédito sai do saldo em três momentos:

1. Agendamento criado — quando o operador cria um agendamento que usa esse crédito, o status muda para Agendado. O saldo do cliente cai.
2. Atendimento finalizado — quando a sessão acontece e o atendimento é marcado como Atendido, o status vai para Realizado. Some definitivamente do saldo.
3. Conversão — quando o crédito entra numa operação de conversão (sai do serviço antigo e vira crédito do serviço novo).

Se o atendimento for cancelado ou marcado como Faltou, o crédito volta para Disponível (a critério da clínica — veja o artigo de “Marcar que o paciente comprou sem lançar a venda” para a regra de no-show).

Onde ver os créditos do paciente

Na ficha do cliente, aba Resumo, tem o card Créditos e Procedimentos. Ali você vê:

• O saldo total disponível (com destaque visual).
• A lista de créditos por serviço, com status individual.
• O histórico de uso (qual crédito virou qual agendamento).
• As ações de gerenciamento: Adicionar crédito, Transferir, Converter Créditos.

Expiração de créditos

Pacotes podem ter data de expiração configurada no catálogo (em Cadastros → Pacotes). Quando a data chega e ainda há créditos Disponíveis naquela “remessa”, o sistema marca como Vencido automaticamente. O paciente não perde a sessão retroativamente — o que foi feito fica feito — mas os créditos que sobraram vencem.

A expiração é por remessa de venda, não por crédito individual. Se o paciente comprou dois pacotes de 5 sessões em datas diferentes, cada lote tem sua própria validade.

Como evitar perda de créditos

• Avise o paciente antes do vencimento. A Jornada do Cliente tem gatilhos automáticos para isso — se a sua clínica usa, o sistema já dispara mensagem X dias antes do vencimento.
• Ofereça a conversão antes do vencimento. Se o paciente não vai usar todas as sessões, converta para outro serviço que ele use.
• Acompanhe o relatório de créditos a vencer. Em Relatórios → Vendas → Créditos a Vencer você vê os créditos que vão expirar nos próximos 30/60/90 dias, com o nome do paciente.

Converter créditos de um serviço em outro

Às vezes o paciente comprou um pacote de um serviço e precisa usar em outro: sobraram sessões de drenagem e ele quer trocar por massagem, ou o plano mudou. Em vez de ajustar crédito por crédito, o Converter Créditos transforma vários de uma vez — de um serviço de origem para um serviço de destino.

Essa função antes se chamava “Trocar Lote”. Só o nome mudou; o funcionamento é o mesmo.

Onde fica

Na ficha do paciente, aba Resumo, no card Créditos e Procedimentos. As ações ficam no canto do card: Adicionar crédito, Transferir e Converter Créditos. Só entram na conversão os créditos com status Disponível — os já realizados, agendados ou vencidos não aparecem.

Como usar

A conversão acontece em dois passos:

1. Passo 1 — serviço de origem. Clique em Converter Créditos e escolha o serviço de onde os créditos vão sair. A lista mostra quantos créditos disponíveis existem de cada serviço.

2. Passo 2 — quantidades e destino. Defina:

   • Qtd. origem — quantos créditos do serviço de origem serão usados (use Todos para pegar o total disponível);
   • Qtd. destino — quantos créditos do novo serviço serão gerados;
   • Trocar para — busque e selecione o serviço de destino.

   O Resumo mostra a operação (3× Serviço A → 2× Serviço B) antes de você confirmar. Clique em Confirmar para aplicar.

Origem e destino são independentes

O ponto que mais confunde: a quantidade que sai e a que entra não precisam ser iguais. Isso permite conversões desproporcionais — útil quando os serviços têm valores diferentes. O sistema avisa no resumo o que vai acontecer:

• Destino menor que a origem — os créditos de origem que sobram são consumidos na conversão e não voltam para o saldo. Ex.: converter 3 em 1 gasta os 3 e cria 1.
• Destino maior que a origem — além dos créditos de origem, o sistema cria créditos novos do serviço de destino para completar a quantidade. Ex.: converter 1 em 3 gasta 1 e cria 3 (a diferença de 2 é “bônus” — converse com o gestor antes para entender a política da clínica).
• Mesma quantidade — troca direta, um para um.

Conversões com destino muito maior que origem são 一般情况下 usadas em campanhas (ex.: “troque 1 sessão por 3 de outro serviço”). Combine a regra com o gestor antes de aplicar.

Transferir créditos entre clientes

Outra ação do card é Transferir — passa um crédito disponível do paciente para outro. Útil quando o paciente quer presentear alguém (ex.: sobrou uma sessão e ele dá para a esposa) ou quando há erro de cadastro (crédito foi lançado no cliente errado).

A transferência:

• Pega um crédito Disponível específico.
• Pede o cliente de destino (busca por nome/telefone).
• Cria um crédito novo no destino, com referência ao original no histórico.
• O crédito original some do paciente de origem (status Transferido).

Só transfira entre clientes da mesma clínica. A transferência entre clínicas diferentes não é suportada.

Quem pode mexer em créditos

A permissão-chave é “Gerenciar créditos do cliente” (no grupo Vendas). Quem tem essa permissão pode:

• Adicionar crédito manual.
• Converter (Trocar Lote).
• Transferir entre clientes.
• Devolver crédito de venda cancelada.

Quem não tem a permissão nem vê os botões — só visualiza o saldo. Para ajustar permissão, veja Como controlar quem pode trocar créditos dos pacientes.

Boas práticas

• Confira o resumo antes de confirmar uma conversão — ele mostra exatamente quantos créditos saem e quantos entram, é a hora de pegar um engano.
• Lembre que sobra de origem não volta em conversões onde o destino é menor. Converta só o que realmente quer gastar.
• Combine com a equipe quando os valores diferem. Uma conversão desproporcional muda o que o paciente tem a receber; deixe claro o critério.
• Acompanhe vencimentos. Não espere o paciente reclamar de “crédito sumido” — ative o gatilho de aviso da Jornada do Cliente.
• Documente conversões manuais. Use o campo de observação da conversão (quando existir) para deixar claro o motivo — isso ajuda em auditoria e em discussão com o paciente.

Perguntas rápidas

O paciente fez uma sessão e o crédito não caiu. Pode ser: (a) o agendamento não estava vinculado a um crédito (ele era “avulso”), (b) o atendimento foi marcado como Faltou (o crédito volta), ou (c) o status do crédito está como Agendado e não Realizado. Confira na ficha do cliente.

Posso ter dois créditos com o mesmo serviço e datas diferentes? Sim — cada compra gera um lote, e cada lote tem sua própria validade. O saldo é a soma, mas a expiração é por lote.

O paciente perdeu o crédito (não veio usar) e quer reaver. Créditos Vencidos não são reativados automaticamente. Para reabrir, é preciso adicionar um crédito novo (com permissão de gerente) ou gerar uma conversão manual.

Converto 3 créditos de A em 1 de B — o que acontece com os 2 que sobraram? São consumidos na conversão e não voltam para o saldo. É o “custo” da desproporcionalidade. Confira o resumo antes de confirmar.

Posso transferir entre clínicas diferentes? Não. A transferência é só dentro da mesma clínica.

Como sei se o crédito expirou por inatividade ou por data configurada? A expiração é sempre pela data configurada no pacote. Se o pacote não tem data, o crédito não expira.

Precisa de ajuda para configurar regras de expiração, conversões em massa ou a Jornada do Cliente com aviso de vencimento? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente configura junto com você.