Notas fiscais: guia completo — do cadastro à emissão - Ajuda

O CRM emite dois tipos de nota fiscal direto da venda, sem sistema separado:

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço) — consultas, tratamentos e procedimentos. Autorizada pela prefeitura.
NFC-e (Cupom Fiscal de Produto) — venda de produtos na lojinha. Autorizada pela SEFAZ do estado.

Uma venda mista (serviços + produtos) pode gerar as duas notas, cada uma com a sua parte do valor.

O caminho completo, em 4 etapas

Configurar a empresa em Minha Empresa → Nota Fiscal (uma vez só);
Preparar o cadastro fiscal — NCM nos produtos (NFC-e) e tributação padrão dos serviços (NFS-e);
Emitir pela venda — botão Emitir nota fiscal, com pré-visualização e bloqueios antes do envio;
Acompanhar — status atualiza sozinho; rejeição vem com diagnóstico e ação.

As seções abaixo detalham cada etapa.

Etapa 1 — Configurar a empresa

Tudo fica em Minha Empresa → Nota Fiscal. A tela mostra um selo “Pronto” ou “Pendente” em cada tipo de nota — só emite quando estiver “Pronto”.

Para qualquer nota

Item	Onde	Observação
CNPJ, razão social e endereço	Dados da Empresa	A tela lista o que falta com ✓/✗
Certificado digital A1 (`.pfx`/`.p12`) + senha	Nota Fiscal → Certificado	O sistema valida o arquivo antes de enviar e avisa quando faltar 30 dias para vencer
Regime tributário	Nota Fiscal → Regime	Simples Nacional, Regime Normal ou MEI — confirme com o contador. Regime errado é a causa nº 1 de rejeição

Só existe suporte a certificado A1 (arquivo). Certificado A3 (cartão/token físico) não funciona para emissão automática.

Para NFS-e (serviços)

Item	Observação
Inscrição Municipal	O registro da empresa na prefeitura
Tributação padrão (LC 116 + alíquota ISS)	Configure uma vez — vale para todos os serviços. O campo de LC 116 pesquisa por descrição e prioriza os códigos compatíveis com o seu CNAE
Emissão automática (opcional)	Liga a emissão de NFS-e para toda venda finalizada, a cada 2 minutos

Para NFC-e (produtos)

Item	Observação
Inscrição Estadual	O registro na SEFAZ do estado
CSC ID e CSC Token	Códigos gerados no portal da SEFAZ do seu estado (o contador consegue). Copie sem espaços: um caractere a mais rejeita o QR-Code de todas as notas
Numeração da NFC-e	Só preencha se o CNPJ já emitiu NFC-e por outro sistema — veja Numeração e série
NCM nos produtos	A tela mostra “X de Y produtos vendáveis com NCM configurado” — detalhado na Etapa 2

Etapa 2 — Cadastro fiscal do produto (NFC-e), campo a campo

Abra Produtos → (produto) → aba Dados Fiscais. A seção só aparece em produtos marcados como vendáveis (produto de uso interno não emite nota).

Os campos já vêm preenchidos com o padrão do Simples Nacional — para a maioria das clínicas, basta preencher o NCM e salvar.

Campo	O que é	Como preencher
NCM ⭐	Classificação fiscal nacional da mercadoria (8 dígitos). É o único campo obrigatório por produto	Digite parte do nome do produto ou o código no campo de busca — ele pesquisa o catálogo fiscal oficial e valida na hora. Ex.: “shampoo” → 3305.10.00
CFOP	Natureza da operação de venda	`5102` (revenda comum) já vem preenchido. Produto com ICMS ST usa `5405`. NFC-e é sempre operação interna — o código começa com 5
Origem	Origem da mercadoria (tabela ICMS)	`0 – Nacional` para produto fabricado no Brasil. Importados usam 1 ou 2
CSOSN	Situação do ICMS no Simples Nacional	`102` (sem permissão de crédito) é o padrão. Use `500` somente se o ICMS do produto já foi recolhido pelo fornecedor por substituição tributária (pergunte ao contador)
CST ICMS	Situação do ICMS fora do Simples (Lucro Presumido/Real)	Deixe vazio se a empresa é do Simples — vale o CSOSN
CST PIS / CST COFINS	Situação de PIS/COFINS	`07` (isento/sem incidência) é o padrão do Simples
CEST	Código da substituição tributária	Obrigatório quando o CSOSN é 500 — sem ele a SEFAZ rejeita a nota. 7 dígitos; consta na nota de compra do fornecedor
Código de barras	GTIN/EAN do produto (aba Identificação)	Opcional, mas quando é um EAN verdadeiro ele sai impresso no cupom. Código interno inventado não é enviado à SEFAZ (o sistema detecta e ignora)

O formulário valida tudo isso ao salvar e mostra o erro embaixo do campo — inclusive as regras cruzadas (ex.: CSOSN 500 sem CEST, ou com CFOP diferente de 5405).

Dois atalhos para o NCM

Pesquisa por descrição — o campo NCM busca no catálogo fiscal oficial por código ou texto (“vitamina”, “cosmético”…). Selecione o resultado e pronto: o código já entra validado;
Puxar NCM da nota de compra — se o produto entrou no estoque por uma nota de fornecedor importada no sistema, o botão copia o NCM (e o código de barras) direto da nota. O NCM do produto é o mesmo independente de quem vende — o do fornecedor serve para você.

Na dúvida sobre NCM, CSOSN 500 ou CEST, confirme com o contador — são classificações fiscais do produto, e cada segmento tem as suas.

Etapa 3 — Tributação dos serviços (NFS-e)

Diferente dos produtos, os serviços não precisam de cadastro um a um:

Em Minha Empresa → Nota Fiscal, preencha a Tributação padrão — item da LC 116 (ex.: 6.02 para estética) e alíquota de ISS da sua cidade (2% a 5%);
Todos os serviços herdam esse padrão automaticamente — a tela mostra “X de Y serviços cobertos”;
Só cadastre tributação no serviço se algum tiver código ou alíquota diferentes (raro).

O código tributário municipal (que algumas prefeituras exigem) é resolvido automaticamente pelo sistema — você nunca precisa preenchê-lo.

Etapa 4 — Emitir pela venda

Finalize a venda normalmente;
Na venda, clique em Emitir nota fiscal;
A tela mostra as abas NFS-e e/ou NFC-e (conforme a venda tem serviços e/ou produtos), com a pré-visualização completa: emitente, cliente, itens com NCM/CFOP e valores;
Se faltar algo, a tela lista os bloqueios antes de enviar — e a maioria se corrige ali mesmo:
- CPF e e-mail do cliente: edição inline no card do cliente;
- Endereço do cliente (NFS-e exige completo): formulário com busca por CEP;
- Produto sem NCM/CFOP: o nome do produto é um link que abre o cadastro em nova aba;
Clique em Emitir. A nota entra na fila e o status atualiza sozinho na tela (não precisa ficar recarregando).

Para NFC-e, o cliente é opcional (cupom ao consumidor final). Para NFS-e, nome, CPF e endereço completo do tomador são obrigatórios.

O que significa cada status

Status	O que está acontecendo	O que fazer
Em processamento	Na fila ou aguardando a prefeitura/SEFAZ	Nada — atualiza sozinho. NFS-e pode levar alguns minutos (depende da prefeitura)
Autorizada	Nota válida, com número e PDF/XML disponíveis	Baixar o PDF (DANFE), enviar por e-mail ao cliente
Rejeitada	A prefeitura/SEFAZ recusou por algum dado incorreto	Abrir o diagnóstico (clique na mensagem), corrigir e Reprocessar
Erro	Falha antes de chegar na prefeitura/SEFAZ	Mesmo caminho: diagnóstico → corrigir → Reprocessar
Cancelada	Nota cancelada com justificativa	—
Denegada	A SEFAZ barrou a empresa (pendência cadastral/fiscal)	Falar com o contador — não é problema do sistema

Quando uma nota é rejeitada

Na tela Notas Fiscais, toda nota com falha mostra o motivo embaixo do status. Clique na mensagem (“Ver como resolver →”) para abrir o diagnóstico, que traduz o erro em duas partes:

Causa — o que deu errado, em português claro;
O que fazer — a ação concreta, com botão que leva direto para a tela onde se corrige.

Depois de corrigir, clique em Reprocessar na própria nota. Os erros mais comuns:

Mensagem	Causa provável	Como resolver
”Regime tributário não confere”	Regime cadastrado diferente do real	Ajustar o regime em Minha Empresa → Nota Fiscal
”Alíquotas devem ser zeradas (Simples Nacional)“	Empresa do Simples com alíquota preenchida	Conferir o regime — no Simples o sistema zera o ISS sozinho
”CPF do cliente inválido”	CPF errado no cadastro	Corrigir na tela de emissão (edição inline) ou no perfil do cliente
”Endereço do cliente incompleto”	NFS-e exige endereço completo do tomador	Preencher na tela de emissão (busca por CEP)
“Produto sem NCM” / “NCM inválido”	Produto vendável sem NCM de 8 dígitos	Cadastro do produto → Dados Fiscais → pesquisar e selecionar o NCM
”Operação com ICMS-ST sem CEST”	Produto com CSOSN 500 sem o código CEST	Preencher o CEST no cadastro do produto (consta na nota do fornecedor)
“Duplicidade de NF-e”	O número da NFC-e já foi usado na SEFAZ por outro sistema	Configurar série exclusiva do CRM (veja abaixo)
“Hash do QR-Code não confere”	CSC ID/Token diferente do cadastrado na SEFAZ	Copiar o CSC de novo do portal da SEFAZ, sem espaços, e salvar
”Certificado vencido”	Certificado A1 expirou	Subir o certificado novo em Minha Empresa → Nota Fiscal

Erros marcados como “equipe foi notificada” são internos do sistema — você não precisa fazer nada; nossa equipe corrige e avisa.

Numeração e série (migrando de outro sistema)

A prefeitura e a SEFAZ nunca aceitam dois documentos com o mesmo número na mesma série. Se a sua empresa já emitia notas por outro sistema (PDV, emissor gratuito da SEFAZ, Conta Azul…), a numeração de lá continua valendo — e o CRM precisa saber disso:

NFC-e: o caminho mais seguro é usar uma série exclusiva para o CRM (ex.: série 2, se o sistema antigo usava a 1). A numeração começa do 1 sem risco de conflito. Configure em Minha Empresa → Nota Fiscal → Numeração da NFC-e;
NFS-e: informe em Numeração do RPS o último número emitido no sistema anterior + 1. A tela avisa se você tentar usar um número menor que o de uma nota já emitida.

Se estiver começando do zero (nunca emitiu), deixe os campos em branco — o sistema cuida da sequência.

Depois de autorizada

Na lista de Notas Fiscais você pode, em qualquer nota autorizada:

Baixar o PDF (DANFE) e o XML;
Enviar por e-mail ao cliente;
Cancelar com justificativa (15–255 caracteres), dentro do prazo do seu município/estado;
Acompanhar os totais do mês por situação nos cards do topo — cada card filtra a lista ao clicar — e fechar o mês no Relatório Fiscal (para enviar ao contador).

Ficou travado em algum erro que o diagnóstico não resolve? Chame o suporte no WhatsApp com o número da venda — a gente olha o retorno técnico completo da prefeitura/SEFAZ e destrava com você.

Veja também: Notas fiscais de compra: importar a NF-e do fornecedor · Controle de estoque