Notas fiscais: guia completo — do cadastro à emissão - Ajuda

O CRM emite dois tipos de nota fiscal direto da venda, sem sistema separado:

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço) — consultas, tratamentos e procedimentos. Autorizada pela prefeitura.
NFC-e (Cupom Fiscal de Produto) — venda de produtos na lojinha. Autorizada pela SEFAZ do estado.

Uma venda mista (serviços + produtos) pode gerar as duas notas, cada uma com a sua parte do valor.

O caminho completo, em 4 etapas

Configurar a empresa em Minha Empresa → Nota Fiscal (uma vez só);
Preparar o cadastro fiscal — NCM nos produtos (NFC-e) e tributação padrão dos serviços (NFS-e);
Emitir pela venda — botão Emitir nota fiscal, com pré-visualização e bloqueios antes do envio;
Acompanhar — status atualiza sozinho; rejeição vem com diagnóstico e ação.

As seções abaixo detalham cada etapa.

Etapa 1 — Configurar a empresa

Tudo fica em Minha Empresa → Nota Fiscal. A tela mostra um selo “Pronto” ou “Pendente” em cada tipo de nota — só emite quando estiver “Pronto”.

Para qualquer nota

Item	Onde	Observação
CNPJ, razão social e endereço	Dados da Empresa	A tela lista o que falta com ✓/✗
Certificado digital A1 (`.pfx`/`.p12`) + senha	Nota Fiscal → Certificado	O sistema valida o arquivo antes de enviar e avisa quando faltar 30 dias para vencer
Regime tributário	Nota Fiscal → Regime	Simples Nacional, Regime Normal ou MEI — confirme com o contador. Regime errado é a causa nº 1 de rejeição

Só existe suporte a certificado A1 (arquivo). Certificado A3 (cartão/token físico) não funciona para emissão automática.

Para NFS-e (serviços)

Item	Observação
Inscrição Municipal	O registro da empresa na prefeitura
Tributação padrão (LC 116 + alíquota ISS)	Configure uma vez — vale para todos os serviços. O campo de LC 116 pesquisa por descrição e prioriza os códigos compatíveis com o seu CNAE
Emissão automática (opcional)	Liga a emissão de NFS-e para toda venda finalizada, a cada 2 minutos

Para NFC-e (produtos)

Item	Observação
Inscrição Estadual	O registro na SEFAZ do estado
CSC ID e CSC Token	Códigos gerados no portal da SEFAZ do seu estado (o contador consegue). Copie sem espaços: um caractere a mais rejeita o QR-Code de todas as notas
Numeração da NFC-e	Defina uma série exclusiva do North e confirme que nenhum outro emissor a utiliza. O próximo número só é informado na configuração inicial — veja Numeração e série
NCM nos produtos	A tela mostra “X de Y produtos vendáveis com NCM configurado” — detalhado na Etapa 2

Etapa 2 — Cadastro fiscal do produto (NFC-e), campo a campo

Abra Produtos → (produto) → aba Dados Fiscais. A seção só aparece em produtos marcados como vendáveis (produto de uso interno não emite nota).

Os campos já vêm preenchidos com o padrão do Simples Nacional — para a maioria das clínicas, basta preencher o NCM e salvar.

Campo	O que é	Como preencher
NCM ⭐	Classificação fiscal nacional da mercadoria (8 dígitos). É o único campo obrigatório por produto	Digite parte do nome do produto ou o código no campo de busca — ele pesquisa o catálogo fiscal oficial e valida na hora. Ex.: “shampoo” → 3305.10.00
CFOP	Natureza da operação de venda	`5102` (revenda comum) já vem preenchido. Produto com ICMS ST usa `5405`. NFC-e é sempre operação interna — o código começa com 5
Origem	Origem da mercadoria (tabela ICMS)	`0 – Nacional` para produto fabricado no Brasil. Importados usam 1 ou 2
CSOSN	Situação do ICMS no Simples Nacional	`102` (sem permissão de crédito) é o padrão. Use `500` somente se o ICMS do produto já foi recolhido pelo fornecedor por substituição tributária (pergunte ao contador)
CST ICMS	Situação do ICMS fora do Simples (Lucro Presumido/Real)	Deixe vazio se a empresa é do Simples — vale o CSOSN
CST PIS / CST COFINS	Situação de PIS/COFINS	`07` (isento/sem incidência) é o padrão do Simples
CEST	Código da substituição tributária	Obrigatório quando o CSOSN é 500 — sem ele a SEFAZ rejeita a nota. 7 dígitos; consta na nota de compra do fornecedor
Código de barras	GTIN/EAN do produto (aba Identificação)	Opcional, mas quando é um EAN verdadeiro ele sai impresso no cupom. Código interno inventado não é enviado à SEFAZ (o sistema detecta e ignora)

O formulário valida tudo isso ao salvar e mostra o erro embaixo do campo — inclusive as regras cruzadas (ex.: CSOSN 500 sem CEST, ou com CFOP diferente de 5405).

Dois atalhos para o NCM

Pesquisa por descrição — o campo NCM busca no catálogo fiscal oficial por código ou texto (“vitamina”, “cosmético”…). Selecione o resultado e pronto: o código já entra validado;
Puxar NCM da nota de compra — se o produto entrou no estoque por uma nota de fornecedor importada no sistema, o botão copia o NCM (e o código de barras) direto da nota. O NCM do produto é o mesmo independente de quem vende — o do fornecedor serve para você.

Na dúvida sobre NCM, CSOSN 500 ou CEST, confirme com o contador — são classificações fiscais do produto, e cada segmento tem as suas.

Etapa 3 — Tributação dos serviços (NFS-e)

Diferente dos produtos, os serviços não precisam de cadastro um a um:

Em Minha Empresa → Nota Fiscal, preencha a Tributação padrão — item da LC 116 (ex.: 6.02 para estética) e alíquota de ISS da sua cidade (2% a 5%);
Todos os serviços herdam esse padrão automaticamente — a tela mostra “X de Y serviços cobertos”;
Só cadastre tributação no serviço se algum tiver código ou alíquota diferentes (raro).

O código tributário municipal (que algumas prefeituras exigem) é resolvido automaticamente pelo sistema — você nunca precisa preenchê-lo.

Etapa 4 — Emitir pela venda

Finalize a venda normalmente;
Na venda, clique em Emitir nota fiscal;
A tela mostra as abas NFS-e e/ou NFC-e (conforme a venda tem serviços e/ou produtos), com a pré-visualização completa: emitente, cliente, itens com NCM/CFOP e valores;
Se faltar algo, a tela lista os bloqueios antes de enviar — e a maioria se corrige ali mesmo:
- CPF e e-mail do cliente: edição inline no card do cliente;
- Endereço do cliente (NFS-e exige completo): formulário com busca por CEP;
- Produto sem NCM/CFOP: o nome do produto é um link que abre o cadastro em nova aba;
Clique em Emitir. A nota entra na fila e o status atualiza sozinho na tela (não precisa ficar recarregando).

Para NFC-e, o cliente é opcional (cupom ao consumidor final). Para NFS-e, nome, CPF e endereço completo do tomador são obrigatórios.

O que significa cada status

Status	O que está acontecendo	O que fazer
Em processamento	Na fila ou aguardando a prefeitura/SEFAZ	Nada — atualiza sozinho. NFS-e pode levar alguns minutos (depende da prefeitura)
Autorizada	Nota válida, com número e PDF disponível; o XML completo depende do documento entregue pelo provedor fiscal	Baixar o PDF (DANFE), enviar por e-mail ao cliente
Rejeitada	A prefeitura/SEFAZ recusou por algum dado incorreto	Abrir o diagnóstico (clique na mensagem), corrigir e Reprocessar
Erro	Falha antes de chegar na prefeitura/SEFAZ	Mesmo caminho: diagnóstico → corrigir → Reprocessar
Cancelada	Nota cancelada com justificativa	—
Denegada	A SEFAZ barrou a empresa (pendência cadastral/fiscal)	Falar com o contador — não é problema do sistema

Quando uma nota é rejeitada

Na tela Notas Fiscais, toda nota com falha mostra o motivo embaixo do status. Clique na mensagem (“Ver como resolver →”) para abrir o diagnóstico, que traduz o erro em duas partes:

Causa — o que deu errado, em português claro;
O que fazer — a ação concreta, com botão que leva direto para a tela onde se corrige.

Depois de corrigir, clique em Reprocessar na própria nota. Os erros mais comuns:

Mensagem	Causa provável	Como resolver
“Regime tributário não confere”	Regime cadastrado diferente do real	Ajustar o regime em Minha Empresa → Nota Fiscal
“Alíquotas devem ser zeradas (Simples Nacional)”	Empresa do Simples com alíquota preenchida	Conferir o regime — no Simples o sistema zera o ISS sozinho
“CPF do cliente inválido”	CPF errado no cadastro	Corrigir na tela de emissão (edição inline) ou no perfil do cliente
“Endereço do cliente incompleto”	NFS-e exige endereço completo do tomador	Preencher na tela de emissão (busca por CEP)
“Produto sem NCM” / “NCM inválido”	Produto vendável sem NCM de 8 dígitos	Cadastro do produto → Dados Fiscais → pesquisar e selecionar o NCM
“Operação com ICMS-ST sem CEST”	Produto com CSOSN 500 sem o código CEST	Preencher o CEST no cadastro do produto (consta na nota do fornecedor)
“Duplicidade de NF-e” (539)	Outro emissor já usou o mesmo número na mesma série	O North bloqueia a sequência para evitar novas colisões. Confira com o contador e configure uma nova série exclusiva (veja abaixo)
“Hash do QR-Code não confere”	CSC ID/Token diferente do cadastrado na SEFAZ	Copiar o CSC de novo do portal da SEFAZ, sem espaços, e salvar
“Certificado vencido”	Certificado A1 expirou	Subir o certificado novo em Minha Empresa → Nota Fiscal

Erros marcados como “equipe foi notificada” são internos do sistema — você não precisa fazer nada; nossa equipe corrige e avisa.

Numeração e série da NFC-e

A SEFAZ identifica cada NFC-e pelo conjunto CNPJ + modelo + série + número. Por isso, dois sistemas podem emitir para o mesmo CNPJ sem conflito desde que cada um use uma série diferente.

Em Minha Empresa → Nota Fiscal → NFC-e → Numeração:

escolha uma série que nenhum outro emissor do CNPJ utiliza;
marque a confirmação de que a série é exclusiva do North;
se a série for nova, deixe o próximo número vazio para começar no 1;
se estiver migrando uma série já existente, informe o próximo número apenas na configuração inicial, depois de confirmá-lo com o contador.

Depois da primeira emissão, a Focus NFe controla e avança a sequência. O North não reenvia nem altera o próximo número ao salvar outras configurações. A mensagem “Estado confirmado na Focus: série X, próximo número Y” informa o número que a Focus pretende usar na próxima emissão; ela não comprova o que outros emissores fizeram em outras séries.

Não use a mesma série no North e em outro sistema. Se o North emitiu a série 2 número 100, outro emissor pode usar o número 101 na série 1 sem problema. Se ele usar o 101 também na série 2, haverá disputa pela mesma sequência e uma das emissões poderá ser rejeitada.

O que acontece na rejeição 539

A rejeição 539 — Duplicidade de NF-e é a confirmação da SEFAZ de que aquele número já foi autorizado na mesma série. Quando isso acontece, o North bloqueia novas emissões e reprocessamentos de NFC-e da clínica para não continuar gerando colisões.

Antes de retomar:

confirme com o contador qual sistema usou a série e o número;
em Minha Empresa → Nota Fiscal → NFC-e → Numeração, configure uma nova série exclusiva do North;
salve a configuração e só então reemita a nota rejeitada.

Não basta aumentar manualmente o próximo número, e um número já autorizado por outro emissor não deve ser inutilizado.

Como saber se houve um número pulado

A ausência de um número na lista do North não prova que ele foi pulado: o número pode ter sido autorizado por outro sistema. Por segurança, o North não deduz lacunas olhando apenas as notas locais.

Use Consultar ou inutilizar números para sincronizar o histórico com a Focus/SEFAZ e conferir a situação. Se não for possível confirmar a série e o próximo número atuais, o sistema desabilita o envio do pedido.

Quando e como inutilizar

Inutilização serve somente para declarar à SEFAZ que uma faixa de números nunca autorizados não será usada. Não é cancelamento de nota e não pode atingir um número emitido pelo North ou por outro sistema.

O caminho é Minha Empresa → Nota Fiscal → NFC-e → Numeração → Consultar ou inutilizar números. Informe a série, o número inicial, o número final e uma justificativa de 15 a 255 caracteres. Antes do envio, o North exige que:

o histórico tenha sido sincronizado com a Focus/SEFAZ;
toda a faixa esteja antes do próximo número observado na Focus;
não exista nota em processamento, emitida localmente ou outro pedido de inutilização sobreposto à faixa.

O pedido é enviado pela Focus à SEFAZ. Você só tem certeza de que a faixa foi inutilizada quando o histórico mostrar Autorizada, com o protocolo da SEFAZ. A ausência da nota na lista ou o simples envio do pedido não são comprovação.

Como regra geral, a inutilização normal deve ser solicitada até o dia 10 do mês seguinte à quebra da sequência. Depois desse prazo, confirme com o contador o procedimento de denúncia espontânea ou processo administrativo aplicável na SEFAZ do seu estado.

Numeração do RPS da NFS-e

Para NFS-e, informe em Numeração do RPS o último número emitido no sistema anterior + 1. A tela avisa se você tentar usar um número menor que o de uma nota já emitida. Se nunca emitiu NFS-e, os campos podem ficar em branco para o sistema iniciar a sequência.

Depois de autorizada

Na lista de Notas Fiscais você pode, em qualquer nota autorizada:

Baixar o PDF (DANFE) e o XML;
Enviar por e-mail ao cliente;
Cancelar com justificativa (15–255 caracteres), dentro do prazo do seu município/estado;
Acompanhar os totais do mês por situação nos cards do topo — cada card filtra a lista ao clicar — e fechar o mês no Relatório Fiscal (para enviar ao contador).

Para salvar o XML, clique no botão de download (seta para baixo) na coluna Ações. O CRM salva um arquivo .xml no computador; ele não deve abrir o código da nota em outra aba. O download também está disponível para notas antigas autorizadas, desde que o XML tenha sido disponibilizado pelo provedor fiscal.

Algumas prefeituras devolvem ao provedor somente um recibo técnico de autorização, sem prestador, tomador, serviço, valores e ISS. Esse recibo não é o XML da nota e não serve para importação contábil. Quando isso acontecer, o CRM não fará um download enganoso: mostrará que o XML completo não está disponível. Use temporariamente o portal da prefeitura indicado na consulta da nota ou fale com o suporte para confirmar a forma de obtenção no seu município.

Se o contador precisar de um extrato consolidado, abra Relatório Fiscal, selecione o mês e use Exportar CSV. Esse extrato é separado dos arquivos XML individuais de cada nota.

Ficou travado em algum erro que o diagnóstico não resolve? Chame o suporte no WhatsApp com o número da venda — a gente olha o retorno técnico completo da prefeitura/SEFAZ e destrava com você.

Veja também: Notas fiscais de compra: importar a NF-e do fornecedor · Controle de estoque