Como cadastrar um cliente: dados pessoais, contato, endereço, tags e foto

Um cliente no North Clinic CRM é, na prática, um lead que já comprou alguma coisa — a partir da primeira venda (ou quando você marca “Comprou” na avaliação), o lead vira cliente e ganha uma ficha completa. Este guia mostra como cadastrar o lead (que vai virar cliente) e como completar o cadastro dele.

Os três caminhos para cadastrar

Você pode criar o lead (pré-cliente) de três formas:

1. Pelo PDV, na hora de vender

No campo Cliente do PDV, digite o nome. Se o sistema não encontrar, aparece o botão + Novo cliente — abre o modal de cadastro já com o nome pré-preenchido. Termine o cadastro, salve, e o lead vira cliente no exato momento que você finaliza a venda.

É o caminho mais comum no balcão: o paciente chega sem cadastro, você monta a venda e cadastra na mesma hora.

2. Pela agenda, ao marcar a avaliação

Ao criar um agendamento, o campo Cliente tem o mesmo botão + Novo cliente. Você cadastra o lead já com a avaliação agendada — quando o paciente comprar, o lead automaticamente vira cliente.

3. Pelo funil ou pela conversa (lead “frio”)

Quando alguém chega por outro canal (WhatsApp, formulário de landing, Meta Ads, importação) e ainda não comprou nada, o cadastro entra como lead no funil. A ficha do lead é parecida com a do cliente, mas o status é “lead” (não “cliente”) e algumas abas da ficha (Vendas, Créditos, Cashback) ficam vazias.

Lead vira cliente automaticamente quando você:

• Lança a primeira venda no PDV.
• Marca o resultado da avaliação como Vendeu ou Em negociação (e o paciente fecha depois).
• Usa o fluxo simplificado de “Marcar comprou sem lançar venda” (configurável em Configurações → Minha Empresa).

Os campos do cadastro

O cadastro tem 5 blocos. Quanto mais completo, melhor para campanhas, relatórios e a equipe atender bem.

1. Dados pessoais

Campo	Obrigatório?	Pra quê serve
Nome completo	Sim	Como o cliente aparece na agenda, fichas, relatórios
CPF	Não (mas recomendado)	Emissão de nota fiscal, validação fiscal, identificação
Data de nascimento	Não	Aniversariantes do mês, mensagens de parabéns automáticas
Sexo	Não	Relatórios demográficos, anamnese
Profissão	Não	Contexto social, campanhas segmentadas

O nome completo é o único campo obrigatório no cadastro mínimo. Mas sem CPF a clínica não consegue emitir NFS-e em nome do cliente.

2. Contato

Campo	Obrigatório?	Pra quê serve
WhatsApp / Telefone	Sim (um dos dois)	Como o CRM manda mensagens, abre conversa, confirma agendamento
E-mail	Não	Campanhas de e-mail, NF-e, recibos
Telefone secundário	Não	Contato alternativo (ex.: cônjuge)

O telefone é o identificador mais importante: é por ele que o WhatsApp bate o lead com a conversa existente. Sem telefone válido, o sistema não consegue disparar confirmações, pesquisas de satisfação ou qualquer automação.

3. Endereço

Os campos de endereço são opcionais, mas o CEP acelera o preenchimento (preenchimento automático via busca de CEP):

• CEP — busca o endereço completo automaticamente.
• Rua — preenchida via CEP, editável.
• Número — obrigatório se o CEP foi preenchido.
• Complemento — opcional (ex.: Apto 42, Sala 5).
• Bairro — preenchido via CEP.
• Cidade — preenchida via CEP.
• Estado (UF) — preenchido via CEP.

Endereço é usado para NFS-e e para campanhas geolocalizadas (ex.: “pacientes do bairro X”). Se você não usa nenhum dos dois, pode deixar em branco.

4. Tags

Tags são etiquetas livres que a clínica cria e gerencia (geralmente em Configurações → Tags). Use para segmentar:

• “VIP” / “Premium”
• “Pós-cirúrgico”
• “Acima do peso”
• “Plano empresa X”
• “Aniversariante do mês” (se quiser manual)

Você pode colocar várias tags por cliente. Cada tag fica disponível na ficha (cabeçalho) e na lista (como filtro).

Tags são diferentes de interesses (abaixo): tags são características do paciente; interesses são serviços que ele demonstrou querer.

5. Interesses

Interesses são os serviços/procedimentos que o lead demonstrou ter curiosidade. O sistema marca automaticamente quando o lead responde uma campanha, abre um link, ou quando você marca manualmente. Use para:

• Priorizar follow-up (lead interessado em X = falar de X).
• Segmentar campanhas por procedimento.
• Alimentar o relatório “Interesses” da clínica.

A lista de interesses disponíveis vem do cadastro de serviços (em Cadastros → Serviços).

6. Foto

A foto do cliente é opcional, mas muito recomendada. A imagem é vinculada ao lead (não ao cliente), então se o mesmo número de WhatsApp voltar como outro lead, a foto sincroniza. Ajuda muito no atendimento visual (recepção reconhece o paciente na próxima visita).

Para trocar, clique na foto do cabeçalho da ficha.

Onde editar o cadastro depois

A aba Cadastro da ficha do cliente (veja Ficha do cliente) é onde você edita todos esses campos depois do cadastro inicial. Para salvar, basta clicar em Salvar no fim do formulário.

Atenção: o nome pode ser editado inline (clicando no lápis ao lado do nome no cabeçalho), sem abrir a aba Cadastro inteira. Útil para correção rápida de digitação.

Validações automáticas

• CPF — se preenchido, é validado pelo algoritmo (dígitos verificadores). CPFs inválidos são recusados.
• Duplicidade — o sistema avisa se já existe um lead/cliente com o mesmo telefone ou CPF. Você pode confirmar que é o mesmo (e mesclar, veja abaixo) ou criar um novo.
• E-mail — formato é validado; e-mails malformados são recusados.
• CEP — se preenchido, é validado na base dos Correios.

Mesclar clientes duplicados

Quando dois cadastros do mesmo paciente existem (ex.: cadastrado pela recepção em um dia, pelo WhatsApp em outro), você pode mesclar pela ficha:

1. Abra a ficha de um dos cadastros.
2. No menu de ações, escolha Mesclar com outro cliente.
3. Busque o cadastro duplicado.
4. Escolha qual cadastro é o “vencedor” (o que fica) e qual é a “fonte” (o que some).
5. Confirme — o sistema unifica conversas, agendamentos, vendas e financeiro no cadastro vencedor, e marca o outro como excluído.

A mesclagem é permanente e registrada no histórico de auditoria. Faça com cuidado — não dá pra “desmesclar”.

Permissões

• Criar lead/cliente: recepção e superiores (permissão de leads).
• Editar cadastro completo: permissão clientes.editar.
• Editar nome (inline): mesma permissão.
• Mesclar clientes: permissão administrativa.
• Bloquear cliente: gerentes.

Boas práticas

• Sempre peça o telefone. Sem telefone, você perde o canal principal de comunicação (confirmação, pesquisa, NPS).
• Cadastre o CPF no balcão, mesmo que pareça burocracia. Sem CPF, a NFS-e sai com CNPJ da clínica e o cliente não consegue usar como documento fiscal.
• Use tags com moderação. 3-5 tags bem definidas por cliente é melhor que 20 tags confusas.
• Confirme o nome completo. O sistema usa o nome em mensagens automáticas, no WhatsApp, em relatórios. Apelido entra como tag, não como nome.
• Tire foto no primeiro atendimento. É 30 segundos que economiza tempo da recepção nas próximas visitas.

Perguntas rápidas

Esqueci de cadastrar o cliente e já fiz a venda. Vá em Clientes → Lista, busque pelo nome ou telefone. Se não achar, o sistema provavelmente criou o lead automaticamente no PDV — procure pelo telefone que usou na venda.

O cliente diz que já é cadastrado, mas não acho. Pode ser cadastro em outra clínica da rede (se você tem franquias) ou cadastro com número de telefone ligeiramente diferente (com/sem 9, com/sem DDD). Tente buscar pelo nome completo, depois pelo CPF, depois pelo e-mail.

CPF duplicado, e agora? Abra os dois cadastros e mescle (veja acima). O sistema unifica tudo no cadastro vencedor.

Posso cadastrar sem telefone? Pode, mas o cliente fica sem confirmação de agendamento, sem pesquisa de satisfação, sem disparo de campanha. Vale pedir o telefone antes de fechar o cadastro.

Como remover uma tag errada? Na ficha, no gerenciador de tags do cabeçalho, clique no × da tag. Remove na hora.

Precisa de ajuda para configurar tags/interesses da clínica ou treinar a equipe no fluxo de cadastro? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente ajuda a montar e treina junto.