Entendendo o funil de vendas (Kanban)

O funil de vendas é onde a sua clínica enxerga — e trabalha — cada oportunidade, da primeira conversa até o fechamento. É um quadro visual (Kanban) em que cada lead é um card e cada coluna é uma etapa do seu processo comercial.

O que o funil mostra

Cada card no funil é um lead ativo. O card mostra:

• Nome e contato do lead (telefone, e-mail).
• Procedimento de interesse — o serviço que o lead demonstrou querer.
• Origem — de onde o lead veio (Meta Ads, Google, indicação, WhatsApp, etc.).
• Responsável — qual atendente/vendedor é dono do lead.
• Tempo na etapa — há quantos dias o lead está na coluna atual. Cor de alerta se passar de um limite configurado.
• Próximo compromisso — se há agendamento, follow-up, ou proposta vinculada.
• Valor estimado — quando o lead está em uma etapa de cotação, o card mostra o valor da proposta (se houver).

Você pode arrastar o card de coluna em coluna para mudar a etapa. Cada movimentação fica registrada no histórico do lead (com usuário, data e hora).

As etapas são configuráveis

Você pode usar um fluxo simples (novo contato → em negociação → fechado) ou detalhar conforme o seu processo comercial (avaliação agendada, orçamento enviado, aguardando decisão, etc.).

As etapas padrão de um funil de clínica costumam ser:

1. Novo lead — acabou de chegar, ainda não foi trabalhado.
2. Em abordagem — primeiro contato feito, esperando resposta.
3. Avaliação agendada — tem agendamento marcado.
4. Em negociação — viu a proposta, discutindo condições.
5. Ganho — virou venda (lead vira cliente).
6. Perdido — desistiu ou foi para a concorrência.

Você pode criar quantas etapas quiser e renomeá-las. Cada etapa pode ter gatilhos automáticos (ver abaixo).

Automações e gatilhos

Cada etapa pode disparar ações automáticas — é o que evita “depender de memória” no follow-up:

• Enviar mensagem ao entrar na etapa (modelo de WhatsApp).
• Criar tarefa para o responsável (ligar em X dias, mandar material).
• Notificar outro usuário (ex.: avisar o gerente quando o lead entra em “Avaliação agendada”).
• Marcar alerta quando o lead fica muito tempo parado.

As automações são configuradas em Configurações → Automações do Funil e ficam ativas 24/7.

Acompanhando a conversão

O funil responde três perguntas que toda clínica quer saber:

1. Quantos leads estão entrando? O topo do funil (card “Leads no mês”) mostra volume de entrada.
2. Onde os leads travam? O relatório de conversão por etapa mostra quantos leads passaram de cada coluna para a próxima. Etapa com queda grande = gargalo.
3. Quem está convertendo melhor? O ranking por responsável mostra qual vendedor tem mais conversão, mais ticket médio, mais follow-up feito.

Não olhe só o total. “100 leads, 10 vendas” parece bom, mas se 90 deles nunca passaram da primeira etapa, o problema está na abordagem inicial — não no fechamento.

Metas

Em Vendas → Metas do Funil você configura metas por período (ex.: 50 novos leads/mês, 20 avaliações/mês, 15 vendas/mês). O painel mostra em tempo real o quanto falta para bater a meta — visível para a equipe inteira.

Relação com o WhatsApp

Como as conversas acontecem dentro do CRM, o histórico do lead fica junto do card — quem for atender vê o contexto inteiro antes de responder. Clique no card → Abrir conversa para puxar o WhatsApp do lead em painel lateral (ou em tela cheia).

Veja também como funciona a integração com o WhatsApp.

O que o card mostra vs. o que a ficha mostra

• Card no funil = visão resumida (etapa, valor estimado, próximo compromisso, tempo parado).
• Ficha do lead = tudo: histórico de conversas, propostas, agendamentos, notas, tarefas, motivos de perda anteriores, タグ (etiquetas), documentos, etc.

Quando um lead fica complexo (ex.: tratativa de objeção longa), vá para a ficha. O card é para o “de olho no funil”.

Por que lead some do funil

Um lead só sai do funil quando:

• Vira cliente (comprou) — vai para o funil de clientes.
• É marcado como perdido — fica no histórico da ficha, não some.
• É desativado manualmente (ex.: telefone errado, lead duplicado) — some e fica no log de auditoria.

Lead fora do funil é lead invisível. Por isso a recomendação é: todo lead entra no funil.

A etapa “Comprou”/“Ganho” fica vazia — é normal. Quando a venda é registrada, o lead é convertido e movido na hora para o funil de clientes (etapa “Novo Cliente”); ele não fica parado na coluna de ganho. Acompanhe quem comprou pela métrica de conversão ou pelo funil de clientes. E se um cliente for arrastado de volta para “Comprou”, “Não Comprou” ou “Em espera”, o sistema o devolve sozinho ao funil de clientes.

Boas práticas

• Card parado é alerta. Se um lead está há dias na mesma etapa, ele precisa de uma ação (follow-up) ou de uma decisão consciente de descarte.
• Registre o motivo da perda. É o dado mais barato e mais ignorado para melhorar o discurso comercial. “Perdemos por preço” é genérico; “achou caro o pacote de 10 sessões” é útil.
• Use etiquetas com moderação. Cada etiqueta deveria ter um motivo claro de uso. 30 etiquetas confunde a equipe.
• Não use o funil como lista de tarefas. A etapa é situação, não ação. Para “lembrar de ligar quinta”, use a agenda de tarefas.

Permissões

• Ver funis: leitura de leads.
• Mover card de etapa / criar lead: permissão de leads.
• Configurar etapas, automações e metas: grupo Vendas (gerentes).

Quer ajuda para desenhar as etapas do seu funil? Nosso time já configurou centenas de funis de clínica — chame no WhatsApp que a gente monta junto com você.