Propostas comerciais: como criar, enviar, acompanhar e converter em venda

A proposta comercial é o orçamento formal que você envia para o paciente analisar antes de fechar. Funciona como uma “pré-venda”: o cliente vê os itens, o valor, as condições, e só quando aceita é que vira venda de verdade no PDV.

Este guia cobre o ciclo de vida da proposta — da criação à conversão em venda, passando pelo acompanhamento, transferências e cancelamentos.

Como criar uma proposta

Há três caminhos:

Vendas → Propostas → + Nova proposta — abre o formulário em branco.
Da ficha do lead (em Conversas ou Funil) — botão + Proposta já deixa o cliente pré-selecionado.
Ao final de uma avaliação — depois de marcar Em negociação ou Vendeu, a clínica pode abrir a proposta direto do resultado da avaliação, já com o cliente e o contexto vinculados.

Dica: se você já está com o lead aberto no WhatsApp, use a proposta em vez de mandar valores soltos no chat. A proposta tem número, validade e fica registrada no histórico do lead.

O que vai na proposta

A proposta tem seis blocos:

Cliente — busca por nome ou telefone. Pode ser um lead novo (criado na hora) ou um cliente já existente.
Itens — você adiciona serviços, pacotes e/ou produtos, igual ao carrinho do PDV. Cada item tem quantidade, valor unitário e desconto por item.
Validade — quantos dias a proposta vale. Padrão: 15 dias. Quando expira, o status vira Expirada automaticamente.
Desconto geral — desconto em % sobre o total, somado aos descontos por item.
Observações — duas: as internas (só a equipe vê) e as do cliente (visíveis no PDF/link que o paciente recebe).
Condições de pagamento — forma de pagamento, entrada, quantidade de parcelas, data do primeiro pagamento e observação. Esses dados aparecem no orçamento em PDF.

O número da proposta é gerado automaticamente no formato P-0001 e não pode ser editado. Use esse número para falar com o suporte ou achar a proposta na lista.

Os 7 status da proposta

A proposta passa por status conforme o andamento. Cada um libera ações diferentes:

Status	Cor	Quando	O que dá pra fazer
Rascunho	Cinza	Você está montando	Editar, enviar, cancelar, descartar
Enviada	Azul	Você clicou em Enviar	Rejeitar, cancelar, converter em venda
Visualizada	Brand	O paciente abriu	Rejeitar, cancelar, converter em venda
Aceita	Verde	O paciente aceitou	Converter em venda
Rejeitada	Vermelho	O paciente recusou	Criar nova versão
Expirada	Amarelo	Passou da data de validade sem resposta	Criar nova versão
Cancelada	Cinza	A clínica cancelou	Criar nova versão

Gerando e enviando o orçamento

Na tela de detalhe, clique em Gerar orçamento para abrir o documento padronizado e baixar ou imprimir o PDF. Ele reúne cliente, itens, valores, descontos, validade, retorno previsto e condições de pagamento.

O cabeçalho e a identificação da clínica usam nome fantasia, razão social, CNPJ, endereço, logomarca e Instagram cadastrados em Configurações → Minha Empresa → Dados. Campos não preenchidos são simplesmente omitidos.

O botão Enviar registra que a proposta saiu do rascunho e altera o status para Enviada. Nesta versão, o PDF ainda precisa ser anexado manualmente no WhatsApp ou no e-mail do cliente; o botão não dispara a mensagem nem o e-mail automaticamente.

Dica: depois de enviar, vale registrar o motivo da venda/perda no card do funil — isso alimenta o relatório de conversão e mostra por que algumas propostas viram venda e outras não.

Acompanhando a proposta

Na Lista de Propostas você vê todas as propostas da clínica, com filtros por:

Status (rascunho, enviada, aceita, etc.).
Situação da negociação, incluindo propostas com retorno vencido.
Cliente ou número da proposta — campo de busca.
Criação a partir de / Criação até — período de criação, incluindo os dois dias informados. Você também pode preencher apenas um dos limites.
Criado por — usuário que criou a proposta, incluindo funcionários inativos quando seu cadastro ainda permite identificar o nome.
Responsável atual — funcionário que acompanha a proposta, incluindo a opção Sem responsável. Funcionários inativos continuam identificáveis quando o cadastro está disponível.

Combine os filtros para consultar, por exemplo, as propostas criadas por uma funcionária durante o mês. A lista mostra Responsável atual, Criado por e a data de criação. Use Autoria indisponível para encontrar registros sem autor identificado ou Limpar filtros para voltar à lista completa. A lista não permite salvar combinações de filtros.

Use Exportar para baixar uma planilha CSV compatível com Excel ou Imprimir para gerar o relatório em PDF. As duas opções incluem todas as propostas que correspondem aos filtros aplicados, com responsável atual, criador, datas, status e valores. Sem resultados, os botões ficam desabilitados.

No detalhe, o quadro Informações mostra Criado por, a data de criação e o responsável atual, que pode mudar por transferência. Esse responsável não identifica necessariamente quem criou a proposta. O Histórico exibe o usuário de cada evento quando há identificação disponível; consulte o evento de criação para verificar a autoria. Se o nome não puder ser identificado, o histórico apresenta uma indicação genérica de usuário.

Transferindo a proposta para outro responsável

Quando o lead muda de vendedor (ex.: o atendente original saiu de férias, ou a proposta é do profissional de saúde e não do vendedor), use Transferir na tela de detalhe. O histórico da proposta registra quem era o responsável antes, quem ficou com ela agora e quando.

A transferência vale para qualquer status, exceto Cancelada e propostas já convertidas em venda.

Aplicando desconto depois do envio

A qualquer momento (exceto depois de aceita/rejeitada/cancelada), use Aplicar desconto na tela de detalhe. Você escolhe entre percentual ou valor fixo, e o sistema recalcula o total imediatamente. O desconto fica registrado no histórico com o usuário que aplicou e a data.

Desconto depois do envio afeta a proposta visível para o paciente — ele recebe o valor atualizado na próxima vez que abrir o link.

Convertendo em venda

Quando o paciente aceita (status Aceita, ou se você quiser antecipar a conversão em Enviada/Visualizada), use Converter em venda. O sistema:

Abre o PDV com todos os itens da proposta já no carrinho.
Mantém o cliente e o desconto da proposta.
Conclua a venda normalmente (escolha a forma de pagamento e finalize).

A proposta fica marcada com o ID da venda gerada, e o histórico da proposta registra a conversão com data, hora e operador.

A conversão é unidirecional: depois de converter, a proposta não volta para “Aceita” mesmo que a venda seja estornada. O estorno acontece na venda, não na proposta.

Cancelando uma proposta

Você pode cancelar uma proposta em rascunho, enviada ou visualizada. O cancelamento é registrado no histórico e a proposta não pode mais ser editada nem reativada — para reabrir, crie uma nova versão (a partir do detalhe, em Criar nova versão).

Cancelar não é o mesmo que rejeitar: rejeitar é o paciente recusando; cancelar é a clínica desistindo. Os status são diferentes e os relatórios tratam de forma diferente.

Criando uma nova versão

Para propostas rejeitadas, expiradas ou canceladas, use Criar nova versão na tela de detalhe. O sistema abre um novo formulário já preenchido com os mesmos itens, desconto e condições — você só ajusta o que precisa (preço, condições, validade) e envia de novo. A nova proposta tem um número diferente e referência à anterior no histórico.

Permissões

Criar / editar / enviar proposta: permissão do grupo Vendas.
Aplicar desconto: pode ter limite por valor — gerentes podem ter margem maior.
Transferir responsável: permissão do grupo Vendas.
Cancelar / converter em venda: mesma permissão de criar.
Criar nova versão: mesma permissão.

Perguntas rápidas

Posso editar uma proposta depois de enviada? Não para os itens e valores — mas dá para aplicar desconto, transferir responsável e cancelar. Para mudar itens, cancele e crie uma nova versão.

O paciente não recebeu a proposta no WhatsApp ou e-mail. O botão Enviar não faz o disparo. Use Gerar orçamento, baixe o PDF e anexe-o manualmente no canal escolhido.

A logomarca ou os dados da clínica não apareceram. Confira o cadastro em Configurações → Minha Empresa → Dados, salve e gere o orçamento novamente.

Posso aplicar mais de um desconto na mesma proposta? Sim — pode ter desconto por item (em cada item) e desconto geral (em % sobre o total). Eles se acumulam. O histórico registra cada desconto aplicado.

A proposta expirou. O que faço? Crie uma nova versão com validade atualizada. O histórico da proposta anterior fica preservado.

Qual a diferença entre rejeitar e cancelar? Rejeitar é o paciente recusando. Cancelar é a clínica desistindo. Os relatórios de conversão tratam diferente — vale marcar corretamente para o dado ficar honesto.

Dúvidas sobre como configurar modelos de proposta ou integrar com disparo automático? Chame o suporte pelo WhatsApp — a gente configura junto com você.