Confirmação automática de agendamentos: ativar, editar e configurar

A Confirmação Automática de Agendamentos envia mensagens por WhatsApp para que o paciente confirme sua presença nas consultas e procedimentos agendados, reduzindo o índice de faltas (no-show) na clínica.

Ela é diferente do Lembrete Semanal: o lembrete informa ao paciente os horários da semana, mas não pede confirmação nem muda o status da agenda. As duas regras podem ficar ativas ao mesmo tempo; a confirmação continua saindo na antecedência configurada, inclusive na véspera.

Como acessar

No menu do CRM, acesse Agenda → Mensagens da Agenda → Confirmação de Agendamento (rota /app/confirmacao-agendamento).

Permissão necessária: Acesso à tela exige a permissão marketing.confirmacao_agendamento.

Criar e ativar uma mensagem

Na listagem, use Nova Mensagem para criar uma regra ou Assistente para ser guiado pela configuração. Informe o nome, selecione a Instância de Envio, defina antecedência e dias de execução, vincule ao menos um serviço e monte o conteúdo.

As novas regras são criadas ativas. Para pausar ou reativar uma regra existente, use o interruptor da própria linha na listagem. A edição exige marketing.confirmacao_agendamento.gerenciar.

O salvamento é integral: mensagem, horários, passos e serviços são gravados juntos. Se aparecer um erro, uma regra nova não fica ativa pela metade e, ao editar, a versão anterior permanece como estava. Corrija o dado indicado e salve novamente.

Escolher o número que envia a confirmação

O campo Instância de Envio define qual conexão/número do WhatsApp será usado por aquela regra. Para trocar o remetente, edite a confirmação, escolha outra instância conectada e salve.

Uma regra de confirmação usa uma instância por vez.
O mesmo número pode estar disponível em mais de uma clínica. A escolha e a configuração continuam separadas por clínica.
Se a clínica precisa enviar por dois números, crie regras separadas e vincule os serviços correspondentes a cada uma.
Uma instância inativa, excluída ou pertencente a outra clínica não pode ser salva na regra.

Confirmação pela Agenda × confirmação pelo funil

A confirmação da Agenda segue os agendamentos cobertos pelos serviços e demais condições da regra e usa sua Instância de Envio. Estar em uma etapa do funil, por si só, não define o público dessa regra.

A confirmação pelo funil é uma ação de mensagem ligada à etapa do lead. Quando configurada para antes da data da avaliação, ela sai automaticamente na antecedência definida, sem envio manual para cada lead. Para mensagem livre, o remetente segue o Canal de envio da ação; para template oficial, usa o canal vinculado à mensagem/template.

Não mantenha as duas confirmações cobrindo o mesmo agendamento: ambas podem gerar envios, até por números diferentes. Escolha qual automação confirma cada serviço. Se as avaliações forem confirmadas pelo funil, revise os serviços cobertos pela regra da Agenda para evitar sobreposição.

Por que o paciente recebeu duas confirmações?

As regras ativas que cobrem os serviços do paciente se somam. Se ele tem mais de um serviço no mesmo dia e existem várias mensagens restritas a esses serviços, pode receber mais de uma confirmação.

Para deixar uma confirmação principal e evitar repetições:

mantenha uma mensagem geral para todos os serviços;
quando um procedimento precisar de uma orientação própria, crie somente uma mensagem adicional restrita a esse serviço;
revise as outras regras ativas para que o mesmo serviço não esteja coberto por mensagens adicionais duplicadas.

A mensagem específica não substitui automaticamente a geral: as duas são enviadas quando ambas se aplicam. Se a repetição continuar, confira no Histórico de Envios quais regras originaram cada mensagem.

Se a confirmação saiu pelo número errado, confira a origem e a conexão no Histórico de Envios antes de editar. Alterar ou desativar a regra da Agenda não altera a ação do funil. Ao desativar uma delas, revise e cancele também os envios pendentes que não devem mais sair.

Ao salvar uma ação no funil, a oferta de enviar aos leads já na etapa é um processamento retroativo separado: pode incluir quem já compareceu e continua ali, sujeito às condições e à janela da ação. Confira os destinatários antes de aceitar. Veja mensagens do funil e leads já na etapa.

Editando o texto da mensagem e variáveis

No construtor de mensagem, você pode personalizar o texto utilizando os placeholders oficiais do CRM (substituídos automaticamente no envio):

{saudacao} — Saudação calculada no momento do envio pelo fuso da clínica: Bom dia das 05:00 às 11:59, Boa tarde das 12:00 às 17:59 e Boa noite das 18:00 às 04:59.
{primeiro_nome_cliente} — Primeiro nome do paciente.
{nome_completo_cliente} — Nome completo do paciente.
{nome_servico_principal} — Nome do serviço/procedimento agendado.
{data_agendamento} — Data da consulta.
{hora_agendamento} — Horário do agendamento.
{primeiro_nome_funcionario} — Primeiro nome do profissional.
{nome_clinica} — Nome da unidade da clínica.

As variáveis do North usam chaves simples. Chaves duplas são reservadas às posições numéricas dos templates da API Oficial da Meta. A saudação considera o horário efetivo do envio, inclusive quando a confirmação ficou aguardando na fila.

Recursos avançados da tela de configuração

A tela de configuração (ConfirmacaoAgendamentoConfigPage.tsx) disponibiliza os seguintes blocos:

Envio Inteligente: Parametrização do horário de disparo e antecedência desejada.
Simulação de Envio: Prévia visual da distribuição baseada na média ou estimativa disponível.
Cartão de Cobertura: Mostra a quantidade de agendamentos cobertos pela regra nos próximos dias.
Última Execução: Nas regras existentes, resume os últimos sete dias, incluindo envios, falhas, pendências e última atividade.

Ver e cancelar o que ainda vai sair

Abra Automações → Histórico de Envios e escolha Próximos envios. A tela mostra destinatário, conexão e horário previsto de hoje até sete dias à frente. Expanda uma linha para conferir os passos da sequência.

Você pode cancelar um destinatário pela ação da linha ou usar Cancelar fila para interromper todos os envios ainda canceláveis do recorte visível. Os filtros de status, canal, tipo, mensagem e busca são respeitados. Mensagens entregues não são alteradas, e um passo já em trânsito pode não parar a tempo.

O cancelamento da fila não desativa a regra. Para impedir novas gerações, desative a confirmação na listagem.