Criando e gerenciando agendamentos: do cadastro ao atendimento

A agenda concentra a criação e o acompanhamento dos atendimentos da clínica.

Como acessar

• Agenda → Agenda (/app/agenda): calendário operacional.
• Agenda → Lista de Agendamentos (/app/lista-agendamentos): consulta tabular.

O acesso exige a permissão agenda. Por padrão, os perfis Recepção / Atendimento e Profissional também recebem Ver agenda de todos os profissionais (agenda.ver_todos). Se essa permissão for removida de uma pessoa, ela deve visualizar somente o próprio profissional e os agendamentos vinculados a ele. Sem vínculo com um cadastro de profissional, a agenda fica vazia.

Personalizar a visualização da agenda

Na visão Dia, use o botão Personalizar para ajustar a agenda ao seu modo de trabalho. É possível alterar a largura das colunas, a altura e a divisão dos horários, escolher os profissionais exibidos e controlar conteúdos como fotos, Painel Agora, filtros rápidos, legenda e agrupamento de serviços.

A opção Linha do horário atual controla a linha que indica a hora corrente na grade. Ela permanece ativada por padrão, como no comportamento original da agenda. Desative a opção e clique em Aplicar somente se não quiser visualizá-la.

As escolhas são individuais e ficam salvas para o usuário na clínica atual; personalizar uma unidade não altera a visualização das demais pessoas nem das outras clínicas.

Ver todas as agendas no celular

Para ver mais colunas da agenda no celular, abra o CRM no navegador e use uma destas opções:

• Modo paisagem: libere a rotação de tela no aparelho e vire o celular de lado. No Android, ative a rotação automática; no iPhone, desative o bloqueio de orientação vertical.
• Versão para computador: no Chrome do Android, abra o menu de três pontos e ative Versão para computador. No Safari do iPhone, abra o Menu da Página, junto ao endereço, e procure Solicitar Versão para Computador. Conforme a versão do Safari, pode ser necessário abrir Mais nesse menu.

A versão para computador é uma opção do navegador, não do WhatsApp nem um botão da Agenda. Se você recebeu o link pelo WhatsApp e não achou essa função, abra o endereço diretamente no Chrome ou no Safari. Veja as orientações do Chrome e do Safari.

Esses ajustes ampliam o espaço visível, mas a quantidade de colunas que cabe na tela depende do aparelho e da largura escolhida em Personalizar. Pode ser necessário rolar horizontalmente para alcançar as demais colunas. Se só aparece a própria agenda ou tudo fica vazio, confira também a permissão para ver todos os profissionais.

Alterar horários arrastando o agendamento

No computador, use a visão Dia e arraste o cartão do agendamento até o horário desejado. É necessário ter permissão para editar agendamentos. O sistema verifica a disponibilidade antes de confirmar a alteração; conflitos podem impedir a mudança e alertas podem pedir confirmação.

Para ajustar horários de 5 em 5 minutos:

1. Abra Personalizar na visão Dia.
2. Em Divisão do horário, escolha 5 min.
3. Clique em Aplicar e arraste o agendamento para o novo horário.

A divisão também oferece 10, 15, 20 e 30 minutos. Essa preferência fica salva para o seu usuário na clínica atual.

Na visão por profissionais, mover para outra coluna também troca o profissional; na visão por salas, troca a sala. Confira o destino antes de soltar o cartão. Se o cartão reúne vários agendamentos, arrastá-lo move todo o grupo, preservando os intervalos entre os atendimentos. Para alterar apenas um deles, abra o agendamento correspondente e use a edição.

Arrastar no celular

Na visão Dia, pressione e segure o cartão por um instante, sem deslizar, até iniciar a movimentação. Arraste até o novo horário e solte. Confira no diálogo o horário anterior, o novo horário e a sala ou profissional de destino. Toque em Confirmar alteração para prosseguir ou em Manter horário para cancelar sem salvar. Cartões agrupados mostram quantos agendamentos serão movidos.

Um toque rápido continua abrindo os detalhes. Para rolar a agenda, deslize sem manter o cartão pressionado. A movimentação usa a divisão de horários escolhida em Personalizar, inclusive 5 minutos.

No celular, mudar a duração continua sendo feito pela edição: toque no agendamento, abra a edição, ajuste os horários e salve. Use também a edição nas visões Semana e Mês. Se o seu perfil não permite editar, peça a revisão desse acesso a um administrador; a permissão para criar agendamentos é separada da edição.

Atraso do paciente ou mudança de horário?

Marque a chegada quando o paciente chegar. Reagende somente quando for necessário mudar o horário planejado do atendimento: arrastar o cartão altera esse horário, não serve apenas para registrar que o paciente chegou atrasado.

Resumo do período visível

Abaixo da legenda, a agenda mostra três contadores para o período que está na tela:

• Agendados: soma os agendamentos pendentes e confirmados.
• Cancelados: mostra quantos agendamentos foram cancelados.
• Faltantes: mostra quantos clientes foram marcados como falta.

Ao trocar o dia, a semana, o mês ou o profissional da visão semanal, os números são recalculados para a nova seleção.

Imprimir a agenda da semana

Use Imprimir semana no cabeçalho da Agenda. Se você estiver na visão de dia ou mês, o sistema carrega primeiro a semana da data selecionada e prepara uma relação de terça a sábado.

A impressão apresenta data, horário, cliente, profissional, serviço e status. Agendamentos cancelados e faltantes continuam identificados pelo status; registros excluídos não são impressos.

Acesso a mais de uma unidade

Ter acesso a duas ou mais clínicas permite trocar a unidade selecionada pelo menu. As agendas não são somadas automaticamente: cada agendamento, profissional, sala, permissão e mensagem continua pertencendo à clínica selecionada. Portanto, trocar de unidade é diferente de possuir uma agenda compartilhada entre unidades.

Criar um agendamento

Abra um horário na grade ou use a ação de novo agendamento. No formulário, informe os dados exibidos para Cliente, Agendado por, Profissional, Serviço — ou A definir na chegada —, Sala, data, horário inicial e final e observações. A opção de enviar a mensagem Agendou aparece quando aplicável.

Escolha o serviço antes da sala. A lista de salas mostra somente as salas ativas vinculadas ao serviço selecionado. Portanto, uma sala ativa pode não aparecer ou não aceitar o agendamento quando esse vínculo ainda não foi configurado.

Alguns serviços exigem crédito. Quando o cadastro do serviço permite agendamento sem crédito, a reserva pode ser criada como pendente de venda; nesse caso, a recorrência não fica disponível.

Agendar pela visão de salas

Na visão Dia, abra Personalizar, escolha Salas e clique em Aplicar. Clique no horário desejado na coluna da sala para abrir um novo agendamento com a sala e o horário preenchidos.

Selecione o cliente, o profissional responsável e o serviço. Confira a sala antes de salvar: ela precisa estar vinculada ao serviço escolhido. Escolher uma sala não define automaticamente qual profissional fará o atendimento.

Consigo ver a agenda, mas não consigo agendar com meu login

Visualizar a agenda e criar agendamentos são acessos diferentes. Quando o perfil não permite criar, a tela mostra Agenda em modo de visualização.

Confira nesta ordem:

1. Verifique se está na clínica correta. Os acessos são definidos por unidade.
2. Peça a um administrador autorizado para abrir Configurações → Cadastros → Equipe → Permissões → Atividades e acesso → Ajustes avançados de permissões no seu cadastro e conferir Criar agendamento, na categoria Agenda. Para alterar agendamentos existentes, também é necessário o acesso de edição.
3. Se você vê somente a própria agenda, confira se o login está vinculado ao cadastro correto de profissional. Sem esse vínculo, a agenda pode ficar vazia.
4. Se o formulário abre, mas não permite escolher o atendimento, confira se o profissional realiza o serviço e se o serviço está vinculado à sala ativa. Verifique também os avisos de crédito, expediente e conflito de horário.
5. Depois de uma alteração de acesso, atualize a página ou entre novamente no CRM.

Agendar em uma sala não exige permissão para administrar o cadastro de salas. Essa permissão é necessária apenas para configurar salas e seus vínculos. Usar o computador de uma sala de atendimento não muda as permissões do login.

Se continuar sem conseguir, informe ao suporte a clínica, o usuário, o horário da tentativa e a mensagem exibida. Veja também Gestão da equipe.

A sala não aparece ou não permite agendar

Peça a um usuário autorizado para abrir Agenda → Cadastros → Salas → Editar → Serviços, marcar o serviço desejado e salvar. O mesmo vínculo pode ser feito em Agenda → Cadastros → Serviços → Editar → Salas.

Se o item Salas não aparece em Cadastros, revise as permissões cadastros.salas e cadastros.salas.gerenciar do usuário. Veja o passo a passo completo em Salas da clínica.

Recorrência

Ative a recorrência e escolha:

• quantidade de repetições, de 1 a 104;
• periodicidade Semanal, Quinzenal ou Mensal.

O sistema mostra uma prévia das datas. Ao editar um membro da série, a tela pode oferecer a aplicação da mudança aos próximos agendamentos da recorrência.

Ações e status

No detalhe do agendamento, as ações disponíveis variam conforme o status e as permissões. Entre elas estão confirmar ou desconfirmar, marcar chegada, iniciar e finalizar atendimento, marcar comparecimento no fluxo simplificado, registrar falta, cancelar, editar, excluir, restaurar ou reabrir.

Além da leitura agenda, as ações usam permissões específicas como agenda.editar, agenda.alterar_status e agenda.excluir.

Atualizar o status pela grade: as bolinhas do agendamento

No computador, passe o mouse sobre o cartão e clique no atalho de status, também chamado de bolinha. O menu mostra a próxima ação disponível; clique nela para aplicá-la. As ações dependem do status atual e do fluxo da clínica:

• Confirmar: passa de Agendado para Confirmado.
• Chegou: registra a chegada no fluxo completo.
• Iniciar e Finalizar: acompanham o atendimento no fluxo completo.
• Compareceu: no fluxo simplificado, registra o comparecimento após a confirmação, sem passar pelas etapas de chegada e início.

É necessário ter Alterar status dos agendamentos. Se uma etapa pedir dados adicionais, preencha o que a tela solicitar para concluir. Você também pode abrir o cartão para usar as ações nos detalhes, inclusive no celular.

Como marco que compareceu ou fechou? Compareceu registra a realização do atendimento. Para informar se uma avaliação fechou ou não fechou, abra os detalhes após finalizar e preencha o resultado da avaliação: Vendeu, Em negociação ou Não comprou, conforme o caso. Essa área aparece para serviços de avaliação que geram venda; o resultado comercial não é uma bolinha separada na grade.

Cancelado continua aparecendo: o horário está livre?

Sim. Cancelar libera a ocupação daquele agendamento, mas mantém o cartão na grade como histórico. Ele não conta para a capacidade da sala, do profissional ou do equipamento. Outros agendamentos ativos ou bloqueios ainda podem ocupar o horário.

Para criar outro agendamento, clique no espaço ao lado do cartão cancelado, na mesma faixa de horário. Clicar no cartão abre os detalhes do registro anterior. Não é necessário excluir o agendamento para liberar a vaga.

Na consulta de disponibilidade do chat, os horários são atualizados após mudanças na agenda, inclusive cancelamentos. Aguarde a consulta terminar antes de escolher ou enviar um horário. Se continuar indisponível, confira os demais atendimentos, bloqueios, expediente e capacidade dos recursos.

Gravar o atendimento

Quando a funcionalidade de gravação está habilitada, o detalhe do agendamento exibe o controle para iniciar e finalizar a captura do áudio. A gravação continua ao trocar de aba, minimizar o navegador ou abrir outro aplicativo, desde que o navegador e o sistema operacional mantenham o microfone ativo.

Consulte Gravações da Agenda para ver o passo a passo, os cuidados em celulares e tablets e como funcionam a transcrição e o resumo por IA.

Materiais e mapas ao finalizar

Quando o serviço exige registro de material, Finalizar atendimento ou Compareceu abre uma etapa antes de concluir o agendamento. Conforme o cadastro do serviço, a tela apresenta uma lista de materiais, um mapa facial ou um mapa corporal. Informe os produtos e as quantidades realmente utilizados; produtos com controle de lote também exigem um lote ativo e válido.

Nos mapas, marque cada ponto no rosto ou no corpo, selecione o produto e preencha a quantidade consumida. O botão Salvar e finalizar registra a aplicação, associa os materiais ao atendimento e só então conclui o agendamento. Veja o passo a passo em Aplicações faciais e corporais.

Finalizar o atendimento baixa do estoque os materiais vinculados ao serviço ou informados nessa etapa. Se um atendimento finalizado for reaberto, cancelado, marcado como falta ou excluído, essa baixa é devolvida automaticamente. Uma nova finalização gera uma nova baixa, sem duplicar movimentações. Consulte Baixa automática de materiais ao concluir procedimentos.

Controlar quem pode excluir agendamentos

A exclusão é controlada pela permissão Excluir agendamento (agenda.excluir). O perfil pronto Recepção / Atendimento não recebe essa permissão. O dono da clínica, administradores e pessoas liberadas individualmente continuam podendo excluir.

Para revisar ou liberar uma exceção:

1. Acesse Configurações → Cadastros → Equipe.
2. Abra o membro da equipe e entre em Permissões → Atividades e acesso.
3. Expanda Ajustes avançados de permissões.
4. Na categoria Agenda, procure Excluir agendamento.
5. Deixe a permissão desmarcada para a recepção e marcada somente para as pessoas responsáveis por essa ação.
6. Salve. Peça ao membro para atualizar a página ou entrar novamente no CRM.

Sem a permissão, as opções de exclusão não aparecem no detalhe nem nas ações em massa da Lista de Agendamentos. Cancelar um atendimento é uma ação diferente e continua sendo controlada por Alterar status dos agendamentos (agenda.alterar_status).

Lista de Agendamentos

A lista oferece filtros por período — hoje, amanhã, semana, mês ou personalizado —, status, profissional, serviço, sala e confirmação. Também possui busca sobre os resultados, ordenação, paginação, impressão e exportação CSV. Os filtros são refletidos na URL. Essa impressão respeita os filtros da lista; o botão Imprimir semana do calendário gera especificamente a relação operacional de terça a sábado.

Guias relacionados

• Bloqueios de horário
• Confirmação automática
• Auditoria da Agenda
• Aplicações faciais e corporais
• Gravações da Agenda
• Equipe e permissões